Die Rechtslage im Überblick:
- Was passiert mit meinen Mails, wenn ich das Unternehmen verlasse? Vor dem Austritt aus dem Unternehmen müssen Angestellte die Möglichkeit haben, ihre privaten Daten vom Server des Arbeitgebers zu löschen. Nach dem Austritt von Mitarbeitenden müssen deren Mailaccounts grundsätzlich gesperrt und gelöscht werden.
- Darf mein Arbeitgeber meine privaten Mails lesen? Bei privaten Daten im Mailaccount von Arbeitnehmenden handelt es sich um «besonders schützenswerte Daten». Derartige privaten Mitteilungen darf ein Arbeitgeber nur dann lesen, wenn die betreffende Angestellte damit einverstanden ist.
- Darf das Unternehmen verlangen, dass ich meinen Mailaccount freischalte? Verlässt eine Angestellte das Unternehmen, so darf der Arbeitgeber laut dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) verlangen, dass der Mailaccount freigeschaltet wird. Vorausgesetzt, der Chef gibt den Angestellten genügend Zeit, private E-Mails oder andere private Dokumente zu löschen oder extern zu sichern. Viele Unternehmen haben ein IT-Reglement, das in solchen Fällen Klarheit schafft.
Die Rechtsexpertinnen Gabriela Baumgartner und Raphaela Reichlin beantworten jeden Donnerstag im «Espresso» eine Rechtsfrage. Hier geht es zu den bisherigen Antworten.
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- Werden mit einer Freischaltung meiner Mails nicht meine Persönlichkeitsrechte verletzt? Es gilt abzuwägen zwischen den Persönlichkeitsrechten der Angestellten und dringenden Interessen der Firma. In gewissen Bereichen muss der Arbeitgeber die Mails zwingend überwachen (zum Beispiel im Wertpapierhandel). Ansonsten können andere Gründe für den Arbeitgeber wichtig sein: Sicherung von Firmengeheimnissen, Erhaltung von Geschäftsbeziehungen, Verringerung von Missbrauchsrisiken, Arbeitsplanung usw. Allerdings darf der Chef grundsätzlich keine privaten E-Mails lesen, sofern sie als solche erkennbar sind.
- Wie werden Mailadressen rechtlich gehandhabt? Der Umgang mit Personendaten wird im Datenschutzgesetz (DSG) geregelt. Personalisierte E-Mail-Adressen, die aus dem Vor- und Nachnamen eines Angestellten sowie dem Namen des Unternehmens bestehen, sind sogenannte Personendaten, die unter das DSG fallen.
Fazit zum Fall:
Eine Hörerin soll vor ihrem Austritt aus dem Betrieb, ihr Outlook einer Mitarbeitenden vollumfänglich zugänglich machen. Das verlangt ihr Vorgesetzter. Nur wenn dieses Vorgehen nach einer Kündigung im IT-Reglement der Firma explizit festgelegt ist, kann der Arbeitgeber das verlangen. Jedoch muss Mitarbeitenden genügend Zeit eingeräumt werden, damit sie allfällige private E-Mails löschen oder extern sichern können. So bleiben ihre Persönlichkeitsrechte gewahrt.
